Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. – гуманітарна організація, яка надає допомогу та підтримку вразливим громадам в Україні через різні проєкти та ініціативи. Ми шукаємо уважного до деталей та високорганізованого Офісного Асистента для підтримки ефективного функціонування офісних операцій і адміністративної діяльності.

Мета посади 

Офісний Асистент надаватиме адміністративну та офісну підтримку для забезпечення ефективної роботи офісу. Особа буде допомагати організації, виконуючи різноманітні завдання, пов’язані з організацією роботи та комунікаціями. Ця посада вимагає від кандидата багатозадачності та проактивного підходу до вирішення проблем у динамічному середовищі.

Обов’язки та завдання

1. Адміністративна підтримка 

   – Відповідати на телефонні дзвінки, електронні листи та іншу кореспонденцію і направляти їх до відповідних відділів. 

   – Допомагати в організації та плануванні зустрічей, заходів і призначень. 

   – Допомагати у веденні системи архівування документів в офісі, забезпечуючи правильну організацію та доступність документів. 

   – Готувати та поширювати внутрішні комунікації, протоколи зустрічей і звіти.

2. Управління офісом 

   – Забезпечувати чистоту та організованість офісу, а також наявність необхідних запасів. 

   – Керувати запасами офісних матеріалів, робити замовлення та співпрацювати з постачальниками для забезпечення своєчасних поставок. 

   – Допомагати в обслуговуванні офісного обладнання (наприклад, принтерів, копіювальних апаратів) і координувати необхідний ремонт і технічне обслуговування. 

   – Забезпечувати належне функціонування офісу.

3. Підтримка програмних команд 

   – Надавати канцелярську підтримку програмним командам, зокрема підготовку документів, введення даних та архівування. 

   – Допомагати в організації заходів, семінарів і тренінгів, включаючи логістику, кейтеринг і реєстрацію учасників. 

   – Організовувати поїздки та розміщення для співробітників і відвідувачів.

4. Підтримка перекладів та мовних послуг 

   – Перекладати документи з англійської на українську та навпаки. 

   – Надавати усний переклад під час зустрічей, заходів і тренінгів за необхідності. 

   – Забезпечувати, щоб усі перекладені документи були точними та відповідали початковому змісту.

5. Управління документами та записами 

   – Допомагати в управлінні системою архівування документів організації. 

   – Забезпечувати правильне документування та архівування контрактів, проєктних документів і особових справ співробітників. 

   – Підтримувати підготовку та перевірку звітів про витрати, замовлень на закупівлю та інших фінансових документів.

6. Інші обов’язки 

   – Допомагати в інших завданнях за необхідності, включаючи підтримку фінансових, закупівельних та HR-відділів у пікові періоди. 

   – Бути контактною особою для вирішення офісних питань та ефективного вирішення проблем.

Кваліфікації та досвід

– Освіта: 

   – Диплом або ступінь у сфері лінгвістики, перекладацьких студій, іноземних мов або в суміжній галузі є пріоритетом. Кандидати з відповідною освітою або сертифікатами з вивчення англійської та української мов також будуть розглянуті. 

   – Додаткова освіта в галузі бізнес-адміністрування або управління офісом є перевагою.

– Досвід: 

   – Досвід роботи на адміністративній або офісній посаді, бажано в НУО або гуманітарній сфері, є перевагою.

– Навички: 

   – Володіння англійською та українською мовами (як письмово, так і усно) є обов’язковим. 

   – Сильні навички письмового та усного спілкування, особливо в перекладі та інтерпретації. 

   – Відмінні організаційні навички та вміння керувати часом. 

   – Володіння програмами MS Office (Word, Excel, PowerPoint). 

   – Здатність працювати самостійно та в команді. 

   – Високий рівень конфіденційності та дискретності.

 5. Основні компетенції

– Здатність виконувати кілька завдань одночасно та правильно визначати пріоритети. 

– Сильні міжособистісні навички та здатність працювати в культурно різноманітному середовищі. 

– Увага до деталей і прагнення до високої якості роботи. 

– Проактивний підхід до вирішення проблем.

 6. Умови 

– Місце роботи – Київ, з можливими відрядженнями на місця реалізації проєктів за потреби. 

– Конкурентна заробітна плата та пакет соціальних гарантій відповідно до політики НУО.

 7. Процедура подання заявок 

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме та супровідний лист на адресу yvasylieva@help-ukraine.org.ua до 30.09.2024.

Будь ласка, вкажіть “Офісний Асистент” у темі електронного листа.